Журнал учета исходящих документов образец

>>> Опубликовано: - 10.09.2017 - 2752 Просмотров

Журнал регистрации входящих документов помогает вести учет поступающей корреспонденции. Журнал регистрации исходящих документов.

Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа. По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос).

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Для и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании. Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота. Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям. Контролировать исполнение документов ответственными работниками.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Следить за способами отправки корреспонденции. Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др.

Форма журнала регистрации исходящих документов

После окончания журнала его хранят в течение 5 лет. Кто и когда его ведет? Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям. Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер. Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров.

Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан). Зачем нужен и как заполнить — читайте в этой статье. О том, как рассчитать чистую прибыль предприятия, смотрите. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно. На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.

Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность). Затем идут собственно страницы для учета документов. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1). Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год. Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю). Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т.

Иногда — количество и состав приложений к нему. Исполнитель (лицо, подготовившее документацию). Примечания (по необходимости, необязательная графа). В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию. Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.

Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал регистрации исходящих документов. Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + обложка ПВХ). Бумага внутренних листов белая качественная 80 г.

Более 1000 строк для записей. Утвержденной законом формы журнала регистрации исходящих документов нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф обычно отличается. Мы предлагаем журнал, в котором есть все основные традиционные для кадровой практики графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы, которые Вам действительно необходимы в работе. На задней внутренней обложке журнала памятка по его заполнению.

образец заполнения заявления на усн для ип на 2017 год

Журнал регистрации исходящих документов традиционно прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации. Дополнительно сообщаем, что когда Вы выбираете способ оплаты заказа "наложенный платеж - оплата при получении на почте", то почта еще взимает комиссию от суммы наложенного платежа (при получении бандероли), а именно: до 1 000 руб. Это правила почты и в наших ценах и документах это не отражается. При оплате по безналичному расчету (по выставленному счету) этой комиссии нет, и Вам достаточно будет только забрать свою бандероль на почте.

Прошу прислать книжную продукцию в указанном количестве по указанному ниже адресу. Обязуюсь принять заказ и оплатить Вам вознаграждение в сумме, указанной на сайте на день заказа (с учётом действующих в день заказа скидок) и почтовые расходы на доставку заказа. Книга "КУРС КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. "Сборник лучших публикаций журнала «Кадровик-практик» за 2016 г. (стоимость и сроки доставки курьером можно узнать по тел. Лиц - фамилия, имя, отчество. Согласны ли Вы на обработку указанных Вами персональных данных при исполнении данной заявки?

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации.

заявление в гибдд о снятии автомобиля с учета образец doc

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг. Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68 Это быстро и бесплатно! Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт. Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам. Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя.

приказ об осуществлении закупки у единственного поставщика образец

Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов. Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде. Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо.

бланк миграционного уведомления о прибытии иностранного гражданина

Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год. На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ.

Обозначается это в графе номер три. В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. Или быстро оценивают самостоятельно.

заполнить анкету на визу в финляндию онлайн

Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Регистрация исходящих документов

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер. Года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются.

требование на отпуск материалов со склада бланк

Что сопровождается отдельным актом.